En 2019, Pablo Guerra y Pedro Muñoz, dos programadores con un perfil puramente técnico, decidieron renegar de la forma tradicional de llevar a cabo proyectos de consultoría. Había llegado el momento de cambiar a “un señor con traje vendiendo cosas imposibles por una experta o experto técnico que consiguiese hacer cosas imposibles”. Así nació WhiteBox; cuyo propio nombre se contrapone al secretismo extendido en el mercado, donde las empresas no querían clientes sino prisioneros de sus soluciones, y recoge la filosofía fundacional del proyecto.
En 2021, mientras trabajaban en un proyecto con una entidad vinculada a la Administración Pública, detectaron las dificultades a las que ésta se enfrentaban a la hora de redactar los documentos necesarios para la publicación de pliegos. Estas barre- ras se traducían en retrasos de meses. Al identificar esta necesidad, desarrollaron BidGenius, “una herramienta automática de generación de licitaciones que utiliza un motor de IA generativa para acortar significativamente el tiempo necesario en la publicación de pliegos, reduciendo el proceso de meses a días”, explica Pedro Muñoz, CEO de WhiteBox.
Su funcionamiento se basa en el análisis de licitaciones previamente publicadas en la Plataforma de Contratación del Estado (PLACE), seleccionando aquellas más similares al objeto de la nueva licitación. De este modo, la funcionaria o funcionario puede generar de forma ágil documentos como el Pliego de Prescripciones Técnicas, respetando el tono y la estructura formal de los documentos públicos y basándose en el contexto de licitaciones similares.
Financiación: el impulso de Gobe y del Ayuntamiento de Madrid
Con esta propuesta, en 2023 concurrieron a los Premios de inteligencia artificial y Tecnologías Avanzadas convocados por el Ayuntamiento de Madrid. Ganaron el reto destinado a aplicaciones inteligentes para la licitación pública.
“Este reconocimiento ha supuesto un impulso importante y una fuente de ingresos para BidGenius, ya que el contrato con el Ayuntamiento nos ha permitido ampliar las funcionalidades de la herramienta”, detalla Muñoz. “Más allá de este respaldo, hasta el momento, no hemos recibido financiación externa de ninguna otra entidad o empresa. BidGenius surgió como una iniciativa interna de WhiteBox y los costes de desarrollo iniciales han sido cubiertos mediante el propio presupuesto de I+D de la empresa”, añade.
Actualmente, con el objetivo de fortalecer la estrategia de negocio B2G, participan en el programa de aceleración de Gobe, un estudio de innovación especializado en GovTech. “El programa nos proporciona formación específica para mejorar nuestra capacidad de colaboración con las administraciones públicas y nos permite comprender mejor sus particularidades y casuísticas para adaptar nuestras soluciones de manera más efectiva a sus necesidades y procesos”. “Varios ayuntamientos y empresas de carácter público-privado y se han interesado por la adopción de BidGenius y esperamos que esperamos poder empezar con algunos de ellos en un futuro próximo”, detalla el CEO de WhiteBox.
La principal barrera para el desarrollo e implementación de BidGenius radica en las particularidades inherentes a los pliegos debido a su naturaleza específica. “Existen situaciones o condiciones que surgen en casos concretos y que deben ser indicadas manualmente por el licitante, ya que la IA no puede conocer de antemano las particularidades únicas de cada contrato. De esta forma, la IA no hace “magia” en base a unas pocas palabras clave, sino que ha de ser el licitante el encargado de capacitar al modelo del contexto para que éste sea capaz de ofrecer un resultado con la calidad esperada”, puntualiza Pedro Muñoz, quien también apunta que “se pueden presentar algunas amenazas que es necesario abordar para cada caso particular, como la resistencia al cambio en las administraciones públicas o la complejidad normativa que varía según el sector”.
Formación y transparencia para combatir la desconfianza
Cuando la conversación con el equipo de WhiteBox se detiene las barreras la respuesta en clara aunque no es fácil ponerla en marcha: formación y más formación. Y, en su caso particular, formación de las empleadas y empleados públicos. “Es esencial formar a los funcionarios para que puedan utilizar la herramienta de manera efectiva y superar la desconfianza hacia el uso de la IA en procesos tan sensibles”, insiste el CEO.
Si bien es cierto que muchas de las barreras son comunes a otras áreas de la IA, en el caso de la Administración Pública, las regulaciones y normativas específicas hacen que los retos sean aún más marcados. “Dado que los procesos públicos están altamente regulados y supervisados, debemos adaptar BidGenius a estas normativas para asegurar el cumplimiento legal en todo momento. Esto implica una mayor flexibilidad en el desarrollo y un enfoque más detallado en la transparencia y trazabilidad de los resultados. La administración requiere que cualquier solución de IA no solo sea eficiente, sino también completamente alineada con los arcos legales que la rigen”, destaca Muñoz.
Si ponemos la vista en el ciudadano, el elemento clave para lograr su confianza en la IA es la transparencia. “Las personas necesitan saber cómo funcionan los algoritmos y por qué toman determinadas decisiones. La IA no puede ser percibida como una caja negra que arroja resultados sin justificación comprensible. Debemos de explicar de manera clara y accesible los procesos que hay detrás de las decisiones automatizadas. Esto ayudará a que los ciudadanos entiendan y se sientan más cómodos con su uso”, apunta.
El futuro de Bidgenius
Los planes de crecimiento de WhiteBox para BidGenius se centran en una expansión continua de las capacidades de la herramienta. Dando prioridad a la ampliación de funcionalidades como la incorporación de la generación automática de los Pliegos de 4 Cláusulas Administrativas (PCA) y otros documentos esenciales en el proceso de licitación. De este modo, la solución será “cada vez más completa versátil, cubriendo todos los aspectos documentales que requiere una licitación pública”.
Para ello, Pedro Muñoz apela a la conversación con el cliente-usuario. “Valoramos profundamente el feedback de las administraciones con las que ya trabajamos, para mejorar y adaptar BidGenius a sus necesidades específicas. Sobre esta escucha podremos optimizar la colaboración con futuras administraciones, ajustando la herramienta a sus capacidades y limitaciones, y mejorando su usabilidad y eficiencia”.
“A medio-largo plazo, aspiramos a expandir BidGenius a nivel nacional, llegando a todas aquellas administraciones que necesiten una herramienta que facilite y agilice la generación de pliegos. Queremos ayudarles a automatizar y simplificar todo el proceso, desde la creación de documentos hasta la publicación de licitaciones completas. Queremos ser la herramienta de referencia en la Administración Pública española y convertirla en un estándar en la gestión de licitaciones”, concluye.
