La nueva era digital en la que estamos inmersos desde hace años nos exige reaccionar rápido ante los cambios y adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes, cada vez más digitales. Las empresas, de cualquier sector, deben reinventarse e innovar para seguir siendo competitivas.
La pandemia de coronavirus ha aumentado la necesidad de digitalización en las empresas. Sin embargo, la digitalización sigue generando dudas en algunas empresas. ¿Qué significa realmente digitalizar un negocio? ¿Qué beneficios ofrece a la empresa?
En este artículo vamos a resolver tus dudas sobre la digitalización de procesos.
¿Qué es la digitalización de procesos?
Digitalizar procesos significa la actualización de las empresas para ser más eficientes, con el objetivo final de aumentar la productividad y la satisfacción de los clientes.
La digitalización de procesos no supone, exclusivamente, dejar de utilizar los documentos en papel y de realizar las tareas como las hacemos hasta ahora, sino que implica, además, implementar en tu empresa herramientas, tecnologías y entornos digitales.
Para que esa implementación sea un éxito, es necesario hacerlo de la mano de expertos, como Softwariza3, especialistas en la implementación de una cultura digital en las empresas.
En definitiva, la digitalización de procesos implica una adaptación de las empresas al nuevo entorno tecnológico, con independencia del sector de la empresa. Consiste en desarrollar y gestionar los procesos utilizando las tecnologías digitales, con el fin de optimizar resultados.
Beneficios de la digitalización de procesos
Antes de tomar la decisión sobre la necesidad de digitalizar los procesos de tu empresa, te contamos algunos de los beneficios de apostar por la digitalización en tu organización:
Automatización de procesos
Se puede acceder a la información de la empresa desde cualquier lugar a través de un dispositivo móvil y de forma mucho más rápida. De igual manera, puedes comunicarte con tus clientes o resolver cualquier incidencia. Los procesos de control de calidad, de ventas, de distribución, la gestión del almacén… Todo se puede realizar de forma automática y desde cualquier lugar.
Mejor aprovechamiento de los recursos humanos
La digitalización supone una importante reducción del tiempo que antes se dedicaba a este tipo de tareas de forma manual y que los trabajadores de la empresa puedan dedicar su tiempo a tareas que reporten mayor valor a la organización.
De esta forma, se aprovechan los recursos humanos para dedicarlos a funciones más analíticas, que generen mayor rentabilidad y que busquen nuevas oportunidades de negocio.
Además, se favorece la retención del talento ya que las personas, lejos de aburrirse realizando tareas rutinarias, desarrollan un crecimiento profesional.
Optimización de costes
Aunque la digitalización de procesos exige una inversión inicial, conseguirás agilizar la gestión de tu empresa, producción, ventas, etc… lo que redundará en un aumento de la productividad y una reducción de tus costes.
Procesos más eficientes, productivos y rentables
La digitalización agiliza en gran medida el flujo de trabajo, lo que supone directamente un aumento de la productividad.
Disminución del número de errores
La digitalización de procesos ha conseguido disminuir los errores que al trabajar de forma manual se podían producir. Así como identificarlos de forma inmediata y que se pueda buscar e implementar una solución a tiempo.
Facilita la toma de decisiones
La digitalización permite almacenar más fácilmente la información, su análisis, compartirla con el resto de áreas implicadas y en definitiva, permite tomar mejores decisiones basadas en datos fehacientes.
Mejora la experiencia del cliente
Gracias a la digitalización de procesos, tu empresa puede lograr una experiencia de cliente más satisfactoria. Ofreciendo un servicio más rápido, cómodo y efectivo lograrás fidelizar a tus clientes. Te permite atender sus necesidades con más calidad, establecer canales de comunicación eficaces, incluir formas de pago y analizar sus gustos y preferencias para poder anticiparte en tus campañas futuras.
Pasos a seguir para la digitalización de tus procesos
Estos son los pasos que debe seguir tu empresa para llevar a cabo una correcta digitalización de sus procesos:
- Análisis de la situación actual: comprobando cómo están funcionando en estos momentos los procesos y cuáles y cómo se beneficiarán de la digitalización.
- Desarrollo de la estrategia: establecer una hoja de ruta para plantearte cómo vas a realizar la digitalización.
- Apoyarte en tus empleados: si vas a cambiar los procesos, involucra a las personas que los ejecutan, son los que mejor te orientarán. Elige a los que mejor pueden liderar este proceso de cambio para que luego formen a sus compañeros.
- Elección de herramientas: elegir las herramientas más adecuadas para la digitalización: programas de gestión de tareas, CRM, etc…
- Ten en cuenta al cliente: conoce las necesidades de los clientes, cómo es su experiencia digital, para mejorarla y así aumentar tus ventas.
Como te hemos indicado al inicio, para poner en marcha todo este cambio necesitas contar con un equipo de expertos en digitalización de procesos, que te orientarán, asesorarán y acompañarán durante toda esta etapa, desde la evaluación inicial hasta la completa implementación y su posterior seguimiento.
