Las empresas atraviesan desafíos muy importantes ante los cambios que se han producido en el mercado en los últimos años. Los hábitos de los consumidores ya no son los mismos, la digitalización ha entrado de lleno en la vida de las personas. Se trata de un cambio que tiene que llegar también a la cultura de la empresa, no sólo introduciendo nuevas herramientas, sino abordando un cambio de perspectiva.
El sistema de ERP se ha consolidado como la solución esencial para que las empresas puedan construir y organizar todos sus procesos. A continuación, te mostraremos cómo este tipo de herramienta es la clave para abordar la transformación digital de un negocio.
¿Qué es un sistema ERP?
Se trata de un tipo de software cuyo objetivo es la planificación de todos los recursos de la empresa. Es la solución que debe conectar todos los departamentos y que todos los procesos de la organización puedan funcionar adecuadamente. Una empresa requiere hacer todo tipo de tareas, desde la gestión de las finanzas al control de los costes o la gestión de la contabilidad.
Antiguamente, este tipo de programaba era muy complejo y estaba únicamente destinado a grandes empresas. Hoy día existen soluciones ERP modulares que permiten la integración de todos los procesos en cualquier organización, sea una multinacional o una PYME.
¿Para qué sirve un sistema ERP?
El ERP, cuyas siglas significan Enterprise Resource Planning, es el software empresarial que permite planificar todas las áreas de la empresa: facturación, compras y ventas, contabilidad, gestión de almacén, inventario, gestión documental, producción, marketing y relaciones con los clientes.
De hecho, se trata en realidad de un software que reúne las funcionalidades de muchos programas en la misma herramienta. Hoy día se pueden encontrar perfectamente ERP con CRM integrado. El CRM es el Customer Relationship Management, es decir, una herramienta para la gestión de las relaciones con los clientes, que generalmente utilizan los equipos comerciales para la atención al cliente, la segmentación y las campañas de venta.
¿Cómo ayuda un ERP en la transformación digital?
La transformación digital de las empresas consiste en el proceso de cambio en el que las organizaciones adoptan un sistema o metodología de gestión basada en herramientas digitales. En lugar de llevar a cabo procesos manuales, que implican largas y tediosas horas de trabajo, se utilizan soluciones de software que permiten hacer lo mismo y más en menos tiempo y sin riesgo de errores.
Las empresas tradicionales han basado sus procesos en procedimientos manuales. El hecho de utilizar programas de ofimática para realizar cálculos de impuestos o informes de ventas hacía que el trabajo administrativo de una organización fuera demasiado artesanal, y hubiera riesgo de cometer muchos más fallos.
Hoy día esto se puede digitalizar con herramientas que permiten que calcules todos los impuestos del trimestre de manera automática, a partir de las facturas introducidas en el software. Esto afecta a todos los procesos contables, desde la conciliación bancaria a la presentación del Impuesto de Sociedades. Pero no sólo eso, un programa ERP te permite visualizar las ventas, ver qué productos se han vendido más, automatizar las compras a proveedores o ver cuál es tu estructura de gastos.
En definitiva, el sistema ERP es una herramienta estratégica que se integra con todas las áreas de tu negocio: CRM, tienda online, TPV, gestión de inventario y almacén, gestión de contabilidad… Si tienes los mismos datos en todas partes, cada responsable de cada área podrá trabajar con información actualizada y llevar a cabo sus procesos más rápidamente.
Ventajas de un ERP en la digitalización de las empresas
Las empresas no tienen más remedio que digitalizarse para poder seguir siendo rentables y competitivas.
Un ERP puede tener un impacto decisivo, aportando ventajas competitivas desde diferentes ángulos:
- La productividad: vas a poder hacer mucho más en menos tiempo. Todos los procesos administrativos podrán automatizarse.
- La toma de decisiones: dispondrás de información visual que te permitirá tener un conocimiento más avanzado de tu negocio. Además, muchos ERP incluyen una herramienta de Business Intelligence para poder trazar la estrategia de tu empresa.
- Almacenamiento en la nube: el ERP ayuda a las empresas a almacenar sus datos sin tener que guardar documentos en papel. De hecho, puedes reducir o eliminar el uso del papel en tu empresa gracias al uso de soluciones ERP en la nube que harán innecesario que gestiones tu propia infraestructura.
- La rentabilidad: una empresa más productiva y con mejores datos, a los que tiene acceso en tiempo real, puede tomar decisiones más inteligentes que le ayuden a anticiparse a sus problemas y reaccionar a tiempo para evitar dificultades en el futuro.
- La escalabilidad: trabajar con los datos de tu empresa con un ERP en la nube implica que tienes más flexibilidad y puedes escalar el software con nuevos módulos y funcionalidades según vaya avanzando tu negocio y surjan nuevas necesidades.
Esperamos que ahora tengas una visión más clara del impacto que podría suponer para una empresa implementar un software ERP con vistas a la digitalización de todos sus procesos.
