El camino hacia aplicación de las nuevas tecnologías en educación toma como ejemplo la alianza entre la Universidad Católica de Ávila (UCAV) y Oracle. La entidad ha abordado la transformación profunda de su estructura y procesos en sus áreas de gestión administrativa, académica y docente, convirtiéndose en una auténtica Institución 4.0.
Esto quiere decir, en palabras de la directora del Centro de Proceso de Datos de la UCAV, Noelia Gutiérrez, que el alumno podrá “completar su formación” gracias a esta transformación. El equipo de Gutiérrez seleccionó dicha tecnología. Apostó por proveedores tecnológicos reconocidos que le ofrecían la seguridad, fiabilidad y versatilidad necesaria para adaptarse a todas sus necesidades.
“Nos da oportunidades de abrirnos a más alumnos, de poder ofrecerles más recursos educativos. De que nuestros profesores y personal tengan cada vez más competencias digitales y, en resumen, ser más eficientes en nuestras labores”.
Entre las herramientas usadas para que la UCAV pueda culminar un proceso de digitalización consistente y con garantías, destaca la solución de Oracle PeopleSoft Campus. En la actualidad, la misma soporta con éxito el "core" de la organización y todo lo relacionado con la gestión administrativa de los alumnos. Desde su preinscripción y matriculación, pasando por la asignación de docentes, la gestión de actas y las convocatorias especiales, hasta el manejo de los planes de estudio, donde toda está información está registrada y centralizada en Oracle PeopleSoft Campus.
Otro de los pilares del proyecto es Oracle HCM Cloud. Con esta solución, los empleados de la UCAV cuentan con su espacio propio: un portal en el que pueden llevar a cabo en remoto todos aquellos tramites que realizarían presencialmente con la administración de la Universidad.
Camino a seguir para el resto de universidades
“Para las universidades va a ser fundamental su transformación digital. En 2020 hemos podido ver la importancia de las nuevas tecnologías para poder seguir con la educación a pesar de las circunstancias, pero esta necesidad ha de convertirse en oportunidad. La sociedad está incorporando las nuevas tecnologías en diferentes ámbitos y la educación no puede quedarse al margen”, reflexionó Gutiérrez.
La evolución global de la Universidad indica sus aciertos, tanto en la elección de su modelo de negocio, como de la estructura tecnológica que lo soporta. En la última década, la UCAV ha experimentado un crecimiento muy importante en estructura y volumen. Ha pasado de los 400 alumnos, a los cerca de 7.000 en la actualidad. Otro de sus logros alcanzado con la ayuda de las nuevas tecnologías, ha sido un índice de abandono inferior al 10% respecto al total de alumnos matriculados, en el último curso 2019/2020.
La digitalización con tecnología Oracle ha permitido que la Universidad registre unos ahorros en recursos económicos muy importantes y que, además, mejore y simplifique todos sus procesos de gestión administrativa.
Aunque no tiene por qué supone una ruptura con la enseñanza tradicional, opina Gutiérrez. “Ciertos procesos de la educación tradicional, que presentan grandes ventajas para el alumno, para nosotros no se trata de deshumanizar la educación sino todo lo contrario. Entre otras cosas, acercar a las personas a oportunidades que de otra manera no tendrían, como la de acceder a una clase y ver a su profesor situado a 6000 kilómetros de distancia”.
La gestión del dato, clave para la mejora continua de la organización
Sin lugar a dudas, uno de los principales logros estratégicos del proyecto ha sido la gestión de los datos. Con las soluciones de Oracle, la Universidad ahora obtiene información de todos los procesos llevados a cabo y cuenta con datos clave. Así, podrá seguir invirtiendo en su organización, anticipar el abandono o la desmotivación de sus alumnos y docentes, o para la mejora continua de sus procesos, entre otros.
Para los responsables de la organización, el gran logro del proyecto de transformación con Oracle no ha sido la digitalización de áreas concretas, sino su integración, que es lo que ha permitido que la UCAV se convierta realmente en una institución 4.0.
Clave para el éxito de la iniciativa también ha sido la gestión del cambio, que se ha conseguido al involucrar a todo el personal de la Universidad. A ellos se les ha brindado la formación y motivación adecuadas, para lograr que el cambio pase a formar parte de la cultura de la entidad.
